Ste se v zadnjem obdobju kdaj vprašali koliko časa porabite za nepomembne stvari in koliko za res pomembne? Koliko službenega časa dejansko aktivno delate? Koliko časa porabite za pregledovanje mailov in družbenih omrežji? Ste poskušali kdaj opravljati dve nalogi hkrati, da bi s tem pridobili nekaj časa? Menite, da dobro upravljate svoj čas?
Upravljanje s časom je način, kako lahko načrtujemo naloge in aktivnosti tako, da bomo čas čim boljše izkoristili. Poglejmo nekaj najpomembnejših strategij, kako lahko svoj čas bolje izrabimo.
ALI STE VEDELI?
Raziskave so pokazale, da posamezniki, ki bolje upravljajo s svojim časom, doživljajo večji nadzor nad svojim življenjem, so bolj zadovoljni, zdravi, doživljajo manj obremenitev in stresa, ter bolje razporejajo čas med družino in delom.
Korak 1: Predpriprava – preučite svoj vsakdanjik
Zelo pomembno je, da preden začnemo s postavljanjem ciljev in načrtovanjem našega časa, vemo kako ga porabljamo. Za katere aktivnosti ga porabimo največ, za katere bi ga lahko kaj dodali? Morda katere aktivnosti, zmanjšali ali povsem izločili? Najlažje se tega zavemo tako, da nekaj dni čim bolj natančno beležimo aktivnosti (tudi povsem rutinske, kot je jutranje oblačenje, pripravljanje kosila in pot na delo) in koliko časa smo porabili zanje. Osredotočiti se moremo tudi na del v dnevu, v katerem imamo občutek, da smo najbolj produktivni in si to dodatno zabeležiti. Tako bomo dosegli uvid v naš vsakdanjik, kar nam bo lahko koristilo pri nadaljnjem upravljanju s časom.
Korak 2: Postavite si dobre cilje
Preden si začnemo organizirati dan, teden, mesec je ključno, da se zavedamo kakšni so naši cilji. Dobro je, da imamo v življenju zastavljene tako cilje, ki jih želimo doseči v nekaj, dneh ali tednih, kot tudi cilje, ki si jih želimo doseči v nekaj letih. Vse cilje pa si moremo postaviti »pametno«. Obstaja tako imenovana teorija SMART ciljev, ki govori o tem, da si moremo cilje postaviti tako, da so čimbolj specifični (natančno določeni), merljivi (npr. počistiti tri sobe), dosegljivi, realni in časovno omejeni (npr. do konca tedna). To je pomemben korak, saj si brez ciljev ne moremo organizirati dneva in določiti kateri so za nas bolj pomembni ter kateri manj.
Korak 3: Postavite si prioritete
Postavljenih lahko imamo več ciljev, vendar so nam v vsakem trenutku v življenju nekatere naloge bolj pomembne kot druge. Priporočljivo je, da si dnevno postavljamo prioritete. Lahko si na primer naredimo seznam obveznosti in nalog za vsak dan. A to ni dovolj. Razporediti oziroma ovrednotiti jih moremo po pomembnosti. Le tako bomo lahko svoj dan lažje načrtovali. To lahko naredimo, da naloge in obveznosti na seznamu razvrstimo od najbolj do najmanj pomembne. Lahko pa naloge in obveznosti razporedimo v štiri kategorije, glede na to v kolikšni meri so pomembne in nujne. To so:
- a) nujno in pomembno – potrebno je takojšnje ukrepanje;
- b) pomembno, a ne nujno – naloge in odločitve, ki ne potrebujejo takojšnjega ukrepanja;
- c) nujno, a ne pomembno – naloge, ki niso nujne, a jih je potrebno storiti;
- d) niti nujno niti pomembno – vse ostale obveznosti.
Korak 4: Načrtujte vsak dan
Raziskave so pokazale, da je načrtovanje za krajše obdobje bolj učinkovito, kot če načrtujemo daleč v prihodnost. To nam omogoča fleksibilnost, saj naš načrt lažje prilagajamo na hitre spremembe in nenačrtovane situacije. Najbolj zahtevne aktivnosti načrtujemo v delu dneva, ko smo najbolj produktivni, saj bomo takrat naredili največ. Načrt pa naj ne ostale le v mislih, temveč je dobro, da si ga zapišemo na papir ali ga vnesemo v eno izmed aplikacij za organizaciji časa. To lahko storimo v obliki planerjev, urnikov ipd.
Korak 5: Naloge si razdelite na manjše dele
Pogosto so službene naloge veliko bolj zahtevne in od nas zahtevajo več časa, lahko tudi več dni. V takih primerih je pomembno, da si cilj, torej opravljanje naloge, razdelimo na manjše enote, na enote, ki jih lahko opravimo v krajšem času. Pri tem nam lahko pomaga tehnika Pomodoro, ki govori o tem, da smo najučinkovitejši, če si čas razdelimo na manjše dele po 25 minut dela s 5 minutnimi premori. Na tak način združimo približno štiri obdobja, po čemer si vzamemo nekoliko daljši odmor, npr. 10 min. Tako bomo lažje vzdrževali pozornost in bili bolj produktivni. Priporočljivo je, da si za motiviranje tudi označujemo koliko enot dela (po 25 min) smo porabili za eno nalogo, hkrati bo nam služilo kot povratna informacija o tem, koliko časa potrebujemo za opravljanje naloge.
Korak 6: Izogibajte se motečim vplivom
Tekom dneva se neprestano pojavljajo dražljaji, ki nas lahko zmotijo in nas odvrnejo od dela. Morda je to novo sporočilo ali klic na telefonu, nov mail, lepo vreme, zanimiv pogovor sodelavcev/prijateljev v bližini. Najbolje je, da imamo delovni prostor čim manj opremljen z nepotrebnimi dražljaji. Preden začnemo delati si na primer utišamo telefon in pospravimo delovno površino. Kljub temu se ne moremo izogniti vsem dražljajem.
NAMIG
Obstaja tako imenovano dvominutno pravilo, ki govori o tem, da kadar zasledimo neko novo aktivnost, ki je morda pomembna za naše delo (npr. odpisovanje na e-mail sporočilo), se vprašamo ali jo lahko storimo v dveh minutah. V kolikor je odgovor pritrdilen jo storimo takoj, če ne, si jo napišemo na seznam opravil in jo storimo kasneje. Pravilo izhaja iz predpostavke, da v nasprotnem primeru porabimo več časa, če poskušamo to aktivnost načrtovati za kasneje, kot če jo naredimo takoj.
Korak 7: Selekcionirajte, naučite se reči ne
Nikdar v življenju ne moremo narediti vsega, kar je potrebno, predvsem, kadar sprejmemo vsakršno nalogo in izziv, ki jih zasledimo ali nam jih naložijo drugi. Če se odločimo, da bomo počeli manj stvari in te kvalitetno, se bo to odražalo na našem uspehu, hkrati pa bomo naloge naredili hitreje in bolje. Na delovnem mestu se moremo tako znati postaviti tudi zase in sodelavcem ter nadrejenim povedati, kadar katera naloga ni v skladu z našimi kompetencami ali je ne bomo utegnili narediti oz. bo ovirala naše delo.
Korak 8: Izognite se prelaganju obveznosti
Hitro se lahko zalotimo, da najmanj priljubljeno a pomembno nalogo prestavljamo na kasnejše ure, kar se lahko zavleče na naslednji dan, teden, mogoče mesec. O nalogi sicer veliko razmišljamo, kar nas spravlja pod stres in hkrati odvrača od ostalih nalog, a je kljub temu ne opravimo. Obstaja pravilo, ki pravi, da moremo čim prej v dnevu začeti z največjo, najbolj pomembno nalogo, saj bomo tako ves dan hodili okrog pozitivno naravnani z mislijo, da je to najhujša naloga (ali najtežja), ki se nam bo zgodila v dnevu. Pri tem je potrebna disciplina, da začnemo takoj in se trudimo, dokler naloga ni končana.
Korak 9: Kaj pa jaz? – »Ne pozabite nase«
Ne smemo pozabiti tudi na čas zase ali za našo družino in v našem načrtu pustiti dovolj časa za spontane aktivnosti. Lahko pa si enako kot službene naloge, tudi osebne projekte in naloge napišemo na seznam obveznosti/nalog in jih dodamo v naš dnevni/tedenski urnik. V kolikor za vse aktivnosti nimamo veliko časa, lahko le tem posvetimo manjši del dneva. Na primer, da si želimo prebrati knjigo. Vsak dan si lahko vzamemo samo 15 min, ki bi jih drugače porabili za nepomembne stvari (npr. gledanje televizije pred spanjem). Do koncu meseca bomo knjigo prebrali, brez da bi ji posvetili več časa na enkrat. Na tak način bomo mimogrede dosegli svoje cilje.
Korak 10: Ocenite uspešnost načrta
V življenju se največ naučimo preko povratne informacije o tem, kaj smo naredili dobro in kje moremo še izboljšati svoje sposobnosti. Čeprav se trudimo naš dan čimbolj realno načrtovati, se lahko hitro zgodi, da nas zmoti kakšna nepričakovana stvar in ne uspemo opraviti vsega načrtovanega. Lahko se tudi zgodi, da podcenimo težavnost situacije ali precenimo hitrost našega dela. To je normalen proces, ki se lahko zgodi vsakomur. Pomembno je, da se znamo iz tega kaj naučiti. Priporočljivo je, da se konec dneva (ali katere druge časovne enote, za katero smo si načrtovali aktivnosti) vprašamo, ali smo storili vse obveznosti, ali smo uresničili cilje, je šlo kaj narobe, kaj smo naredili prav in kaj se lahko iz tega naučimo? Z odgovori na vprašanja lahko najdemo težave, ki jih v prihodnje poskusimo odpraviti, hkrati pa lahko s tem v bodoče zmanjšamo stres.